Українські медичні клініки працюють в умовах постійних викликів. Адміністратори щодня обробляють десятки дзвінків, фіксують записи, нагадують про прийоми та відповідають на однакові запитання. Але є нюанс: цей процес зупиняється після завершення робочого дня. Потреба у пацієнтів не зникає, їм потрібна зручність тут і зараз, а персоналу — рішення, якому можна делегувати частину рутини.

4 виклики, що сьогодні ускладнюють роботу клінік:

Виклик №1. Людський фактор

Адміністратори щодня витрачають години на ручний запис, уточнення деталей і дзвінки для підтвердження візитів. Це знижує ефективність та створює ризик людських помилок. Під час запису, забуті нагадування або неточності у даних — звична проблема, коли процеси залежать від людей. Іноді це призводить до пропущених прийомів та плутанини в розкладі.

Виклик №2. Обмеження у часі

Пацієнти можуть звернутися лише у робочі години. Якщо потрібно записатися ввечері чи на вихідних — доведеться чекати. Це незручно, створює черги та призводить до втрати пацієнтів.

Виклик №3. Велике навантаження на персонал

Комунікація, що здійснюється лише через один канал зв’язку, може ускладнювати роботу персоналу. Поки адміністратор розмовляє з одним пацієнтом, дзвінок іншого залишається без відповіді. Звісно, він передзвонить, щойно завершить поточну розмову, але за цей час пацієнт може звернутися до іншої клініки.

Виклик №4. Потреба у безперервній комунікації

Під час блекаутів чи нестабільного зв’язку пацієнти можуть втратити доступ до послуг клініки. Але здоров’я не може чекати — важливо забезпечити можливість зв’язку 24/7.

Щоб подолати ці виклики, ми інтегрували чат-бот (цифровий помічник, який автоматизує ключові процеси) для української медичної мережі «Медея». Його завдання — взяти на себе рутинну комунікацію та забезпечити безперервний доступ до послуг клініки. Наскільки ефективно вдалося впровадити цей інструмент, чи дійсно він спростив роботу клініки й підвищив якість сервісу для пацієнтів? Ділюсь у цій статті.

Запис до лікаря: швидко, зручно, без дзвінків.

Ключовою функцією чат-бота став автоматизований запис на прийом. Пацієнт вибирає філію, спеціалізацію та лікаря — бот показує доступні години. Для більшої функціональності додали можливість отримувати інформацію про безоплатні послуги й перевіряти основні дані про медзаклад: адреса, години роботи тощо.

Щоб запис був точним і синхронізованим із внутрішніми системами, ми налаштували API-інтеграцію з CRM Doctor Eleks (система, яку використовує клініка). Це означає, що:

Пацієнти бачать актуальний графік прийомів.

Записи, зроблені через бот, автоматично з’являються в CRM — без ручного введення.

Адміністратори завжди мають актуальну базу пацієнтів і можуть швидко реагувати на запити.

Що важливо: бот пропонує авторизуватися за номером телефону. Можна ввести його вручну або просто надіслати номер, прив’язаний до акаунта в Telegram.

Поділитися своїм номером із ботом можна в один клік, а якщо користувач зробив помилку в номері, це можна виправити

Перший візит? Бот допоможе зареєструватися без зусиль

Якщо людина звертається вперше, бот допомагає пройти реєстрацію. Він приймає дати народження у різних форматах і автоматично впорядковує дані, щоб уникнути плутанини.

Перш ніж підтвердити інформацію, бот пропонує перевірити введені дані — це мінімізує ризик помилок та полегшує роботу адміністраторів. Після авторизації пацієнт отримує доступ до повного функціоналу чат-боту.

Бронювання візиту: усе під контролем

Процес бронювання — простий і зрозумілий. Спочатку пацієнт вибирає філію клініки, що наразі приймає. Далі бот пропонує спеціалізацію, а потім — усіх доступних лікарів у цій категорії.

Після вибору спеціаліста бот показує його фото та коротку інформацію. Якщо пацієнт передумав або помилився, можна легко повернутися до списку лікарів. Важливий плюс — пацієнт може не лише забронювати прийом у клініці, а й оформити виклик лікаря додому.